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創業 CEO:別讓「守門員」拖垮你的團隊

August 5th, 2013

Wall E with a Ticket

在每週一次的「創業 CEO」系列,我們討論一個創業者如何教會自己成為一位偉大的 CEO,因為歷史上最偉大的創業公司,往往都是由這樣的人在領導

朋友的工作經常需要出差,公司規定至亞洲國家出差,每天補助餐費 450 元台幣,出差人員需先墊款,回國後憑收據申請款項。

首先,這 450 元的補助大概不能被稱為「福利」,畢竟以新加坡、香港、上海等亞洲主要城市的物價,150 元一餐算是相當基本的消費,所以它頂多算是「差旅津貼」。事實上,朋友說他每次出差都得跟客戶、合作夥伴應酬,往往自掏腰包加碼不少。

再來,出差 5 天幫公司墊款 NT$ 2,250,說實在也不是什麼大錢。但常常就為了申請這幾千塊補助,每次讓朋友被弄得非常非常火大。

會計部門的表格繁瑣,需要花很多時間填寫,申請送出後即使順利也要好幾週才能收到墊款,這些他都可以忍受。重點是會計部門的同仁不知道怎麼回事,總是像抓賊一樣的對待辛苦出差回來的同事。兩個人出差一起吃飯共用一張收據,不行。收據是影印本,不行。第一天用了 500 元,第二天只用 400 元,對不起,加起來只能領 850 元,因為單天最高補助 450 元。計程車收據,不行,這是餐費補助。更令人氣絕的,退件的同時她還要補上一句:「你是企圖盜用公款嗎?」

這就是公司一大就會跑出來,令人哭笑不得的「守門員」文化。

我想當初朋友公司的 CEO 會想到要設立差旅餐費補助,絕對是為了體恤外出同仁的辛勞。但這樣的好意交由負責「防弊」的財務部去執行,很容易就會規劃出充滿門檻的細則。再加上業務執行人員平常捍衛公司資產的習慣,最後就忘了當初設立這個補助的初衷,也忽略了對一家大公司而言,為了幾百塊錢這樣刁難同事,實在是不符合機會成本和比例原則。

appWorks 投資的新創公司裡面,有好幾家都已經成長至數十名員工,正在經歷從「游擊隊」到「正規軍」的轉型。因此我經常與這些 CEO 討論該如何建立組織分工與制度,避免落入守門員文化的陷阱。有些一再出現的提醒,在這裡與大家分享:

  • 明確的目標:每項業務,都必須設定清楚明白的工作目標,這是 CEO 與經營團隊的責任
  • 明確的溝通:每個涉及的主管與同仁,都必須非常清楚這個業務的目標 (請他用他的話告訴你是很好的檢驗)
  • 考量人性:一個組織或制度最怕過於理想化,設計時務必把人性的懶惰、健忘等特質納入考量
  • 防呆設計:就像最棒的產品不需要說明書一樣,最棒的組織與制度是同仁能夠自然融入與發揮的
  • 體貼感受:是人都會有感受,心理的狀態更是會影響同仁的工作產出,因此制度的「使用者介面」必須用「心」思考
  • 執行成本:執行所需要的人力與時間,很容易被忽略
  • 偏好垂直整合:如果可以選擇的話,垂直整合的效果往往比垂直分工好很多
  • 個案處理弊端:最忌諱為了防弊而設計繁瑣的流程,最後傷害了全體的效率,事實上在大多數的狀況下,弊端只需要發生時個案處理即可
  • 隨時準備好修改:就像任何產品一樣,一個組織或制度下去施行後,往往會發生與當初想像差異頗大的結果,這時要勇於修改,必要時甚至認錯道歉
  • 養成目標導向文化:最後,要讓同仁們習慣公司的組織與制度是應該經常修改的,只要能夠加速達成目標,並且讓同仁們有個舒適愉悅的工作環境,組織與制度沒有不可以被調整的地方

以上,希望這些思考點能夠幫助你在公司 1 到 100 的規模化過程中,不斷演化出越來越棒的組織型態。

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