在每週一次的「創業 CEO」系列，我們討論一個創業者如何教會自己成為一位偉大的 CEO，因為歷史上最偉大的創業公司，往往都是由這樣的人在領導。
朋友的工作經常需要出差，公司規定至亞洲國家出差，每天補助餐費 450 元台幣，出差人員需先墊款，回國後憑收據申請款項。
首先，這 450 元的補助大概不能被稱為「福利」，畢竟以新加坡、香港、上海等亞洲主要城市的物價，150 元一餐算是相當基本的消費，所以它頂多算是「差旅津貼」。事實上，朋友說他每次出差都得跟客戶、合作夥伴應酬，往往自掏腰包加碼不少。
再來，出差 5 天幫公司墊款 NT$ 2,250，說實在也不是什麼大錢。但常常就為了申請這幾千塊補助，每次讓朋友被弄得非常非常火大。
會計部門的表格繁瑣，需要花很多時間填寫，申請送出後即使順利也要好幾週才能收到墊款，這些他都可以忍受。重點是會計部門的同仁不知道怎麼回事，總是像抓賊一樣的對待辛苦出差回來的同事。兩個人出差一起吃飯共用一張收據，不行。收據是影印本，不行。第一天用了 500 元，第二天只用 400 元，對不起，加起來只能領 850 元，因為單天最高補助 450 元。計程車收據，不行，這是餐費補助。更令人氣絕的，退件的同時她還要補上一句：「你是企圖盜用公款嗎？」
這就是公司一大就會跑出來，令人哭笑不得的「守門員」文化。
我想當初朋友公司的 CEO 會想到要設立差旅餐費補助，絕對是為了體恤外出同仁的辛勞。但這樣的好意交由負責「防弊」的財務部去執行，很容易就會規劃出充滿門檻的細則。再加上業務執行人員平常捍衛公司資產的習慣，最後就忘了當初設立這個補助的初衷，也忽略了對一家大公司而言，為了幾百塊錢這樣刁難同事，實在是不符合機會成本和比例原則。
appWorks 投資的新創公司裡面，有好幾家都已經成長至數十名員工，正在經歷從「游擊隊」到「正規軍」的轉型。因此我經常與這些 CEO 討論該如何建立組織分工與制度，避免落入守門員文化的陷阱。有些一再出現的提醒，在這裡與大家分享：
- 明確的目標：每項業務，都必須設定清楚明白的工作目標，這是 CEO 與經營團隊的責任
- 明確的溝通：每個涉及的主管與同仁，都必須非常清楚這個業務的目標 (請他用他的話告訴你是很好的檢驗)
- 考量人性：一個組織或制度最怕過於理想化，設計時務必把人性的懶惰、健忘等特質納入考量
- 防呆設計：就像最棒的產品不需要說明書一樣，最棒的組織與制度是同仁能夠自然融入與發揮的
- 體貼感受：是人都會有感受，心理的狀態更是會影響同仁的工作產出，因此制度的「使用者介面」必須用「心」思考
- 執行成本：執行所需要的人力與時間，很容易被忽略
- 偏好垂直整合：如果可以選擇的話，垂直整合的效果往往比垂直分工好很多
- 個案處理弊端：最忌諱為了防弊而設計繁瑣的流程，最後傷害了全體的效率，事實上在大多數的狀況下，弊端只需要發生時個案處理即可
- 隨時準備好修改：就像任何產品一樣，一個組織或制度下去施行後，往往會發生與當初想像差異頗大的結果，這時要勇於修改，必要時甚至認錯道歉
- 養成目標導向文化：最後，要讓同仁們習慣公司的組織與制度是應該經常修改的，只要能夠加速達成目標，並且讓同仁們有個舒適愉悅的工作環境，組織與制度沒有不可以被調整的地方
以上，希望這些思考點能夠幫助你在公司 1 到 100 的規模化過程中，不斷演化出越來越棒的組織型態。
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