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Ask Jamie #12:實習生如何創造改變?

February 26th, 2014 by Jamie

Jamie Lin 林之晨

Ask Jamie: 你提出問題,我整理成文章,與所有讀者分享

歡迎來到本週的 Ask Jamie。

今天下午 AppWorks 投資,經營生活市集好魚網好吃宅配網等垂直電商網站的創業家兄弟將舉辦上櫃輔導簽約記者會,預計今年底前可以登陸興櫃,明年轉為上櫃,正式成為一家 IPO 網路公司。創業家兄弟不但將成為 AppWorks 投資的新創企業中最快達到這個里程碑的,2012 年 5 月才設立的他們甚至有機會挑戰 Lycos 在 96 年創下的全球網路公司最速 IPO 紀錄。

無論如何,這對於台灣的網路產業都是大好消息。有越來越多成功故事,就能吸引越來越棒的人才投入這個產業,形成一個正向循環,台灣才有機會成為東南亞網路產業的領頭羊,並擠身世界一流的 Internet 聚落。

在這裡恭喜四位共同創辦人 Jerry、Andy、Cindy 與 Kelly,預祝他們 IPO 之旅一帆風順,事業再上一層樓。

Beryl Asked: 實習生該不該對公司提出建議?

你好 Jamie,

新年快樂

我現在是大三的學生,在一間新創一年的公司實習,我很喜歡這間公司的理念,也很尊重這邊的上司。不過有時候對於他們做事的方式會感覺到太過隨便,比較沒有規劃。但是因為很喜歡這邊又非常希望可以做到更好,不知道該不該提出意見或想法,但畢竟自己也只是實習生,不知道這樣適不適當。如果有時間的話希望可以聽聽你的意見,謝謝你。

Beryl

Dear Beryl,

新年快樂!

首先,恭喜你加入了一間你可以認同的公司。這聽起或許沒什麼大不了,但事實是在這個社會上,多數人並沒有像你一樣的福份。他們多半卡在不太認同的公司裡面,否則就是為錢犧牲,否則就是想騎驢找馬,但卻缺乏改變的勇氣。

我猜大概也是因為你能認同這公司的理念,才會積極的想要建議他們改善工作方法。你的問題的答案當然是肯定的,任何好的組織,都應該能廣納所有成員的建議。但這不代表所有成員的建議,對組織而言都是好建議。

所以我認為你的問題應該改寫成:我該如何提出對這家公司而言,真的能夠改善它運作的建議?

要提出有用的建議,首先你必須先了解「現狀」為什麼存在。找時間跟你的團隊成員聊聊,問他們為什麼這件事情現在是這麼執行的,它的前因後果是什麼,流程的設計考量的又是什麼。接著去找部門主管喝杯咖啡,問問從他從管理的角度,這個業務流程為什麼會是這樣的設計,目標是什麼,成本的限制與風險控管等的考量是什麼。

把這些資料都收集好後,就可以坐下來好好想想,現有的流程是不是這個時空背景下的最佳解,或者你可以規劃出更好的方法,在不增加 (甚至是降低) 成本的前提下,讓流程可以更有效率的被執行,達到更棒的結果,或是讓風險可以得到更好的控管。

接著你可以把計畫用簡單明白的字句寫成報告,先讓團隊成員們看看,取得他們的回饋,並且用這些回饋進一步改善你的計畫。畢竟他們會是實際被這個流程影響的人,如果他們不認同新的工作方法,即使主管同意實施了,也會在組織內碰到相當的阻力。

一旦計畫改進到同仁都買單了,就是時候拿去向主管報告了。當然,他聽完後還是可能會有意見。但由於你已經做了非常多的功課,這時你將可以跟他深入的討論計畫哪裡有欠周全,再繼續改善,直到它得到主管的認同,並且願意真的下去實施。那時候,你的新方法將會真的被公司採用,而且是一個上到主管,下到同仁,都會認同的新方法。此外,他們也會對你過程中的細膩留下深刻的印象。

講這麼多,我想表達的是,在人類組織內進行一個改革,需要的不只是「對事」的處理,還需要相當程度「對人」的處理。人都是有情緒、慣性、舒適圈的,因此一個大改變很難短期內發生,卻不遭受到阻力。所以你需要透過一個細膩的流程,透過討論、引導,讓大家在過程中對新方法買單。

當然,你在講的可能是一件很小的事情,那麼我給的方法就會有點牛刀殺雞。但無論如何,實習的過程不只是學做事,也是在學做人。思考怎麼改善事情的同時,還要練習在職場上當一個好隊友,才能為你將來的職業生涯,做最好的事前準備。

Good luck!

Jamie

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