Posts Tagged ‘Email’

幫助我奪回 Email 收件匣主控權的四個策略

April 9th, 2014

Gmail Shelfie

創辦 AppWorks 四年來,我們輔導了超過 350 位創業者。為了幫助他們尋求好的合作機會,我們也不斷向外去結識投資人、企業、媒體、政府與公協會等組織。能夠交到這麼多好朋友固然不錯,不過另一方面,站在這麼多需要互相聯絡的人中間,其實有個巨大缺點,那就是每天從早到晚,Emails 都像雪片般不斷向我的收件匣飛來。

平均來說,我一天要收到 110 封郵件,其中週間常常會超過 150 封,而週末則可以降低到 40 封。相對的,週間時我平均一天可以回覆 15 封信件,週末時則可以達到 30 封。以這樣的效率,絕大多數重要 Emails 我都可以在時效內處理完畢。

但事實上僅僅是一年前,我每天最痛苦的就是被 Emails 壓得喘不過氣。為了改善這個狀況,我花了很多時間研究、請益,最後陸續採用了不少對策,才逐漸克服 Email 這個時代巨獸,以下是裡面我認為最關鍵的四個核心策略:

Universal Inbox

現代人往往會有公司、學校、私人等多個常用 Email 帳號,如果要分別去檢查這些郵件,不但會浪費時間在開啟視窗與登入中,也很難綜合的去選取最該優先回覆的信件。這時如果把所有郵件都先收到一個「統一收件匣」中,上述問題就可以被克服,並且也將開啟接下來的 Email 對策被應用的可能。

傳統上 Universal Inbox 是透過一台電腦上的郵件客戶端程式來完成,但缺點是如果另一台電腦、手機也要同時收信,就容易發生大家無法完全同步的窘境。來到雲端時代,新的方法就是透過像 Gmail 這類網頁郵件服務來扮演用戶端角色,幫你在遠端完成其他帳號的郵件同步工作,這時使用者無論是用瀏覽器、手機或是平板的 Gmail App 登入,都可以看到完全同步的統一收件匣。

設定的方法很簡單,以 Gmail 為例,在設定裡面找到帳戶頁籤,就可以開始新增「從其他帳戶檢查郵件」以及「以這個地址寄送郵件」的設定。如果要檢查的是另一個 Gmail 帳號,則需要用它登入,然後選擇「轉寄」功能,就可以把新郵件自動轉寄到你主要使用的 Gmail 帳號。

Priority Inbox

Priority Inbox (優先收件匣) 是 Gmail 於四年前推出的服務,它把收件匣一分為二,在一般收件匣之上再增加一個優先收件匣,並在每封郵件進來之時,透過人工智慧自動幫你分辨是否該分入優先收件匣,供你提早處理。

根據我自己的經驗,優先收件匣在採用初期約有 95% 的準確率,也就是每天都會有好幾封優先信件沒有被辨識出來的狀況。但隨著這幾年來的嚴加訓練,它的準確率已提昇到 99.9% 以上,換句話說每兩週才會有一次漏網狀況。因此,剛轉換至優先收件匣時如果發現它的判斷不如預期,請不要放棄,花一段時間手動幫它標示與移除重要郵件,一段時間之後,你會發現它的準確度越來越高。另一方面,絕對優先的信件,你可以手動為它們建立篩選器規則,確保一定會提早看到。

在日曆上框出 Email 專屬時間

Email 往往不是全部都能立刻回覆,有些需要先做些研究,有些需要準備文件,有些則要製作投影片。因此每天如果只有會議中間的短短空檔可以 Email,許多重要的工作型郵件將永遠沒辦法被好好處理。我的解決方案是先把每天的下午 4 到 6 點會議較少的時間標記為 Email 工作時間,安排會議時必須要避開這些時段,如果真的需要侵犯,也必須把這個兩小時區塊移動至同一個禮拜的其他時間。如此,可以確保一個星期有 10 小時時間可以專注的把工作型郵件都處理好。

Starred Inbox

Gmail Starred Inbox

當工作型郵件與可以立即回覆的郵件同時在優先收件匣裡排列,不但會混淆視聽,有時候還會害你漏回即時信件。為了解決這個問題,我幫工作型郵件建立了一個專屬的暫存區,好把它們從優先收件匣中移開,留到工作時間再專心處理。Gmail 提供的「Starred Inbox (已加星號收件匣)」剛好符合這個需要,只要在收件匣中增加這個區塊,所有標記星號的郵件就會從「優先收件匣」中被移至「已加星號收件匣」中,這時我可以在「優先收件匣」中繼續回覆信件,而打上星號的工作型郵件則可以安心的躺在 Starred Inbox 中,等待每天的 Email 專屬時間時再慢慢處理。這個解決方案與手機結合更是絕配,平常在外移動時,我可以隨時利用時間透過 Gmail App 幫需要處理的 Emails 標上星號,回到桌面時就可以立刻開始工作。

___

歡迎在 Google+ 收聽更多我的分享

(本文編輯後刊登於《30 雜誌》; Image via Official Gmail Blog)

Facebook 宣布 Fmail,Web 3.0 革命終於來到 Emails

November 16th, 2010

讓整個網路圈從上星期開始,可以說是屏息以待的 Facebook 「新郵件系統記者會」,昨天深夜終於上演。Facebook 創辦人馬克‧沙克伯 (Mark Zuckerberg) 和軟體工程處長 (Director of Engineering) 安德魯‧壩斯沃斯(Andrew Bosworth) 輪番上陣, 詳細的介紹了這個 FB 的最新發明,他們口中所謂的「現代化訊息系統」(Modern Messaging System),我則簡稱它叫 Fmail。

Fmail 到底是什麼?與其說它是「Gmail 殺手」,我倒覺得它更像是「Email 殺手」,因為什麼事情加上了 Social (真實人際),都會更加好用、更加有趣、更加有意義。而已經 45 歲的 Email,就是下一個 Web 3.0 大革命的場所。

宇宙的中心

對於大多數的人來說,Email 是我們日常生活的中心,大多數的網路活動,都圍繞著我們的 Email 帳號。雖然我們常常也同時掛在 FB 上面,但很多時候,我們是靠著 Email 通知來開始我們的每一次 Facebook 經驗。Facebook 清楚的知道這一點,所以在他們成功的佔據使用者社交中心的位置後,他們必須繼續往中間靠攏,才能讓大家更離不開 FB 的懷抱。因此,以策略上來說,改革 Email 是 FB 非常合理的下一步。

Email 的問題

問題是 Email 並沒有壞掉,它或許可以更好,但是大家並沒有太多的抱怨。目前使用者碰到最大的問題,大概是在 Email 的量上面,所以 Gmail 先前推出了「優先收件匣 (Priority Inbox)」,來幫助使用者過濾出重要的 Email。而 Fmail 這次的重點,也是在如何透過使用者的人際關係 (Social Graph),來更有效率的濾出重要的訊息。

另一方面,Facebook 認為 Email、Chat 和手機簡訊等訊息管道可以更整合,也就是說當我傳訊息給朋友的時候,只需要知道要傳給誰,並不需要知道對方是用什麼方式接收這個訊息。這個問題我不確定是否存在,先前也有很多人嘗試解決,但是結論都不是很好。畢竟一般的消費者很難了解「整合式訊息」這個概念,不要 care 訊息管道也會讓人感到不安,況且 Facebook 所擁有的人際圖譜在這方面並沒有幫助。

除此之外,Facebook 認為 Email 還可以更簡化、更短、不要那麼嚴肅、更即時,於是,Fmail 就這樣誕生了。

@facebook.com 和三個資料夾

在 Fmail 的世界,使用者將有一個 @facebook.com 帳號,所有寄到這個帳號的訊息 — 有可能是 Email, Chat 或是簡訊 (你看,是不是很難理解),都會被歸入三個檔案夾的其中一個。收件匣 (Messages 或稱 Main Folder) 裡面都是最重要的訊息,就像 Facebook 首頁的「動態新聞」一樣,是 FB 透過社交圖譜幫你過濾出的。其他較不重要的訊息則被放入「其他 (Other)」這個資料夾,FB 認為你大概一天去看一次,然後可以把重要的訊息「救」到收件匣裡面 (這裡的邏輯和 Gmail Priority Inbox 很像)。最後是垃圾,你連看都不會看。

單一討論串

Fmail 的另一個特色,是你和每一個朋友的所有對話歷史,包括 Email、Chat 和簡訊 (你看,是不是很難理解),都被整理到一個討論串當中 — 只有一個討論串,而且是根據朋友來歸檔,而不是信件主旨。這個邏輯和傳統的 Email 非常不同,我覺得並不適用於所有的使用情境。不過 Facebook 是非常擅長 Lean Startup 和 MVP 的公司,所以我猜他們的策略是先把這個滿足 80% 的東西做出來,然後看大家怎麼用,再來修改功能。

然後呢?

根據 Facebook 的公告,這個功能將會在未來的幾個月,陸續的開放給使用者測試。然後他們希望在 1~2 年後的將來,大家對 Email 的依賴將會越來越少 — 也就是說對 FB 的依賴將會越來越多。我個人認為,就像 Facebook 首頁動態新聞一樣,事實證明用 Web 3.0 式的社交圖譜 (Social Graph) 來過濾訊息,是非常有效率的。而這樣的特色能不能真的讓大家的使用行為開始轉變,讓 Facebook 更往宇宙的中心靠攏,我們就接著看下去吧!

(更新:有興趣早點開始試用的朋友,可以到這裡去要求邀請函。)

©2020 MR JAMIE.
網站由 Allen Hsu 設計 | Logo 動畫由 Wen Chen 完成