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幫助我奪回 Email 收件匣主控權的四個策略

April 9th, 2014

Gmail Shelfie

創辦 AppWorks 四年來,我們輔導了超過 350 位創業者。為了幫助他們尋求好的合作機會,我們也不斷向外去結識投資人、企業、媒體、政府與公協會等組織。能夠交到這麼多好朋友固然不錯,不過另一方面,站在這麼多需要互相聯絡的人中間,其實有個巨大缺點,那就是每天從早到晚,Emails 都像雪片般不斷向我的收件匣飛來。

平均來說,我一天要收到 110 封郵件,其中週間常常會超過 150 封,而週末則可以降低到 40 封。相對的,週間時我平均一天可以回覆 15 封信件,週末時則可以達到 30 封。以這樣的效率,絕大多數重要 Emails 我都可以在時效內處理完畢。

但事實上僅僅是一年前,我每天最痛苦的就是被 Emails 壓得喘不過氣。為了改善這個狀況,我花了很多時間研究、請益,最後陸續採用了不少對策,才逐漸克服 Email 這個時代巨獸,以下是裡面我認為最關鍵的四個核心策略:

Universal Inbox

現代人往往會有公司、學校、私人等多個常用 Email 帳號,如果要分別去檢查這些郵件,不但會浪費時間在開啟視窗與登入中,也很難綜合的去選取最該優先回覆的信件。這時如果把所有郵件都先收到一個「統一收件匣」中,上述問題就可以被克服,並且也將開啟接下來的 Email 對策被應用的可能。

傳統上 Universal Inbox 是透過一台電腦上的郵件客戶端程式來完成,但缺點是如果另一台電腦、手機也要同時收信,就容易發生大家無法完全同步的窘境。來到雲端時代,新的方法就是透過像 Gmail 這類網頁郵件服務來扮演用戶端角色,幫你在遠端完成其他帳號的郵件同步工作,這時使用者無論是用瀏覽器、手機或是平板的 Gmail App 登入,都可以看到完全同步的統一收件匣。

設定的方法很簡單,以 Gmail 為例,在設定裡面找到帳戶頁籤,就可以開始新增「從其他帳戶檢查郵件」以及「以這個地址寄送郵件」的設定。如果要檢查的是另一個 Gmail 帳號,則需要用它登入,然後選擇「轉寄」功能,就可以把新郵件自動轉寄到你主要使用的 Gmail 帳號。

Priority Inbox

Priority Inbox (優先收件匣) 是 Gmail 於四年前推出的服務,它把收件匣一分為二,在一般收件匣之上再增加一個優先收件匣,並在每封郵件進來之時,透過人工智慧自動幫你分辨是否該分入優先收件匣,供你提早處理。

根據我自己的經驗,優先收件匣在採用初期約有 95% 的準確率,也就是每天都會有好幾封優先信件沒有被辨識出來的狀況。但隨著這幾年來的嚴加訓練,它的準確率已提昇到 99.9% 以上,換句話說每兩週才會有一次漏網狀況。因此,剛轉換至優先收件匣時如果發現它的判斷不如預期,請不要放棄,花一段時間手動幫它標示與移除重要郵件,一段時間之後,你會發現它的準確度越來越高。另一方面,絕對優先的信件,你可以手動為它們建立篩選器規則,確保一定會提早看到。

在日曆上框出 Email 專屬時間

Email 往往不是全部都能立刻回覆,有些需要先做些研究,有些需要準備文件,有些則要製作投影片。因此每天如果只有會議中間的短短空檔可以 Email,許多重要的工作型郵件將永遠沒辦法被好好處理。我的解決方案是先把每天的下午 4 到 6 點會議較少的時間標記為 Email 工作時間,安排會議時必須要避開這些時段,如果真的需要侵犯,也必須把這個兩小時區塊移動至同一個禮拜的其他時間。如此,可以確保一個星期有 10 小時時間可以專注的把工作型郵件都處理好。

Starred Inbox

Gmail Starred Inbox

當工作型郵件與可以立即回覆的郵件同時在優先收件匣裡排列,不但會混淆視聽,有時候還會害你漏回即時信件。為了解決這個問題,我幫工作型郵件建立了一個專屬的暫存區,好把它們從優先收件匣中移開,留到工作時間再專心處理。Gmail 提供的「Starred Inbox (已加星號收件匣)」剛好符合這個需要,只要在收件匣中增加這個區塊,所有標記星號的郵件就會從「優先收件匣」中被移至「已加星號收件匣」中,這時我可以在「優先收件匣」中繼續回覆信件,而打上星號的工作型郵件則可以安心的躺在 Starred Inbox 中,等待每天的 Email 專屬時間時再慢慢處理。這個解決方案與手機結合更是絕配,平常在外移動時,我可以隨時利用時間透過 Gmail App 幫需要處理的 Emails 標上星號,回到桌面時就可以立刻開始工作。

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(本文編輯後刊登於《30 雜誌》; Image via Official Gmail Blog)

創業 CEO:辦公軟體雲端化的好處

February 17th, 2014

Google Apps for Business

歡迎來到每週一刊出的「創業 CEO」系列,在這裡,我們討論創業者如何教會自己成為偉大的 CEO,因為歷史上最偉大的科技公司,往往是由這樣的人在領導

自從寬頻連線與現代化瀏覽器自 2005 年左右開始普及,企業用的生產力軟體就開始一波波的「雲化」浪潮。

首當其衝的是 Email。時至今日,基於網頁的 Gmail、Yahoo! Mail 與 Outlook.com (Hotmail) 等三大 Webmail 總和,在全球早已突破 10 億的用戶。根據調研機構 The Radicati Group 近期出版的報告指出,企業的郵件伺服器也已有超過 27% 是基於雲端提供者。

而緊接著在郵件後面,行事曆、文件、試算表、投影片,甚至是員工間的聊天軟體等生產力工具,也陸續開始往雲裡面遷徙。根據 Gartner 的調查,在 2013 年,全球 6.3 億辦公室軟體企業用戶裡面,已經有高達 5,000 萬是以 Google Apps for Business 與微軟的 Office 365 等雲端軟體,也就是所謂的 SaaS (Software-as-a-Service) 的方式,透過瀏覽器在進行主要的日常文件處理工作。Gartner 同時預期到了 2022 年,全球企業辦公室軟體用戶將成長至 12 億的,而其中 6.95 億將是 SaaS 的用戶。換句話說,從現在開始的 8 年裡面,新增的辦公室工作者,大概都會是雲端優先。

在我自己的工作生涯中,前面 10 年是以單機版的 Office 軟體為主。在上一個公司 Sosauce,也就是 2006 年開始的那次創業,我們初期仍是採用傳統辦公室套件。到了 2008 年左右,看到 Google Docs 日趨成熟,我們終於決定把文件工作轉換其上。感受到了雲端的好處,2009 年我創辦 AppWorks 時,雲端為主就成了非常容易的決定。

根據這 6 年下來的使用經驗,對於現代的工作者與管理者,我認為線上辦公室的工作方式,有以下幾個關鍵的好處:

再也不用煩惱安裝、更新、備份

由於 SaaS 軟體是安裝在伺服器上,使用者再透過瀏覽器去開啟,因此對於用戶端的電腦而言,得到的好處就是不用再煩惱軟體的安裝與更新。此外,由於資料也是儲存在雲端,因此連檔案的備份也不用傷腦筋。這對於經常換新電腦、升級智慧手機、開始採用平板裝置,與經常在外移動的現代工作者,是非常重要優點。

告別 Email 夾檔、編檔案版號

過去當幾個同事需要共同編輯一份文件,就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名等等識別參數,避免混淆,接著再依賴 Email 與網路硬碟交換檔案。這樣的工作模式不僅把壓力都放在最後整合者身上,而且過程中只要一個人不小心,就有可能打壞大家辛苦完成的進度。這個狀況來到內建強大即時協作功能現代的 SaaS 辦公室環境,幾乎完全被解決。在這些網路平台上,一個專案裡的人員可以全部同時編輯某個文件,各自進行自己負責的區塊。如此一來,不僅不會再有檔案版本的問題,大家也可以同時展開工作,再也不需要等待其他人的進度。

強大的搜尋功能

過去由於文件主要儲存在本機,當我們需要找某個舊檔案,往往必須依賴自己電腦的運算效能以及作業系統內建的搜尋引擎,那往往不是太好的體驗。因此勤勞的人會建立完整的目錄系統,把檔案一一的分類收藏,需要時再瀏覽取用。但我想多數人跟我一樣,等到用要檔案時,往往發現早已忘記自己的分類邏輯,結果還花費更多時間在目錄裡左翻又找。這個問題到了雲端辦公環境得到了非常好的解決,尤其像是 Google Drive 內建的是 Google 強大的搜尋引擎,無論是檔案名稱、內文,只要知道關鍵字,都可以準確的找到,於是我們也省去許多整理與回溯的煩惱。

行動裝置的支援

最後,現代的 SaaS 辦公室解決方案,通常都有非常好的智慧手機與平板裝置支援。只要下載他們推出的 Apps,就能夠同步、開啟、閱讀甚至編輯你的文件。這些原生的行動 Apps 往往針對觸碰情境開發,能體貼各種螢幕大小的需求,有效的運用智慧手機有限的儲存空間,還可以讓你把檔案下載到沒有網路連線的地方離線使用。與傳統 Office 軟體需要依賴第三方應用才能在 iPhone 與 Android 上開啟的狀況,又是另一個大進步。

當然,截至目前為止,Google Apps for Business、Micrsoft Office 365 等雲端辦公室套件,在功能上與傳統的本機式 Office 軟體還有些微的差距。但根據我自己的經驗,在 99% 的使用情境中,這些差距並不造成任何困擾。至於那 1% 的時間,我會使用單機版 Office 軟體來編輯檔案,再上傳至 Google Drive 轉換成 Google Apps for Business 檔案格式,還是可以解決。而隨著 SaaS 的持續演進,這些差距在不斷縮小,我需要這樣轉換的機會也越來越少。

更重要的是,上述幾個採用雲端的重大好處,遠遠覆蓋了些微功能差距所帶來的小小麻煩。因此,我認為 Gartner 的預測不是大話,雲端會是接下來的主流辦公情境,也是所有現代知識工作者必須精通的生產方式。

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2014 冬季 AppWorks Startups 聯合大徵才,27 家新創企業 64 個機會等你加入

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(本文編輯後刊登於《30 雜誌》)

不,創業和你想的不一樣 — 不信你自己看《科技CEO的創新╳創業學》

July 30th, 2011

2006 年,當我們在紐約開始創立旅遊網站 Sosauce 時,我的共同創辦人 Sean 推薦了《Founders at Work》給我看 — 一本由 Y-Combinator 共同創辦人 Jessica Livingston (現在是 Paul Graham 的夫人) 寫的創業書,裡面收錄了 32 個網路公司的創業故事。

雖然當時我已經在網路圈 7 年,參與了好幾家公司的創立,但這本書還是大大震驚了我。倒不是因為書裡面有什麼劃時代的神奇發現,而是我才知道原來無論是在台北還是在矽谷,大家的創業故事這麼的接近。原來,根本沒有一個團隊是照著學校老師教的那一套,一步步從計畫、研發、推廣、行銷,然後找到成功的。原來,所有人的故事都是意外。原來,一切都是瞎貓碰上死耗子

因此,當我知道悅知文化要把這本書翻成中文版時,當然一定要毛遂自薦替它寫一篇推薦序:

不,創業和你想的不一樣

不知道為什麼,台灣人對於創業的概念一直停留在 2000 年 — 想出一個偉大的主意,找到一個「完整」的團隊,寫一份 60 頁的商業計劃書,最好再申請幾個專利,接著去跟創投募資,等拿到了錢,再花一年的時間埋頭苦幹把這個偉大的產品做出來,最後再想辦法行銷給全世界。

也不是說這樣的方法沒有成功的機會,只是它忽略了一個非常重要的關鍵,那就是市場變動的速度。看看現在人們生活中不可或缺的東西:社交網路 (Facebook)、智慧型手機 (iPhone / Android) 和正在到來的平板電腦 (iPad),這些大大改變消費行為的「平台」,它們席捲全台也不過是近 2 ~ 3 年的事情。所以就算你想到再好的主意,當你經歷過上面那個 2 年標準「創業程序」,好不容易把產品做出來時,市場往往早就不知道跑到哪裡去了。

而《科技CEO的創新╳創業學》裡的 32 個「成功」創業案例,就是在告訴妳,創業,往往不是那麼一回事。一而再,再而三,書中的這些創業者,在完全不知道這會帶他們到哪裡去的情況下,跳過「計畫」,直接開始「做」創業。也一而再,在而三,在開始執行不久之後,他們才發現市場的需求和喜好,跟他們當初想的完全不一樣。有些人因此從一個平台,跳到了另一個平台 — PayPal 本來是要做一個 Palm Pilot 掌上電腦付費系統,最後卻因為更多人用網路使用 PayPal,轉而專注在網路版的服務。有人因此做了一個跟當初想做的相差十萬八千里的產品 — Ludicrop 本來是想要做一個萬人連線遊戲,卻因為發現很多人用他們的聊天室來分享照片,因此產出了 Flickr 這個全世界最受歡迎的照片分享社群。更有人因此幫公司開出了另一個截然不同的產品線 — Gmail 本來只是 Google 內部的一個不經意嘗試。

其實,從 2006 年我第一次讀到英文版的《科技CEO的創新╳創業學》 (Founders at Work) 之後,它就成為了我最喜歡的一本創業書籍,不僅它的實體書經常被我放在床邊,它的電子書版我也每天帶在身邊,好在捷運、高鐵、旅遊時,常常回顧裡面的教訓。在很多演講場合中,我和大家分享故事,也有不少來自這本書裡面。

所以,當我知道《科技CEO的創新╳創業學》即將被翻譯成中文,實在興奮不已,因為這 32 個故事,會讓很多很多正在創業、想要創業的年輕人,得到許多非常珍貴的啟發。非常高興能夠在這裡向大家推薦這本書,也希望你們會像我一樣喜歡它。

有興趣的人,這本書已經可以在博客來讀冊生活買到。

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