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創業 CEO:建立優良的會議文化

April 7th, 2014

Safety Meeting

歡迎來到每週一刊出的「創業 CEO」系列,在這裡,我們討論創業者如何教會自己成為偉大的 CEO,因為歷史上最偉大的科技公司,往往是由這樣的人在領導

好會議有效率、專注於達成目的,並且在過程中讓參與者都得到啟發。爛會議沒生產力、鬼打牆,讓所有人都巴不得它趕快結束。

會議也往往是公司相當大的固定投資 ── 假設公司一年的管銷成本是 3,000 萬,所有人平均花 15% 時間在開會,則代表一年投資在「會議」這個活動上的金額高達 450 萬。為了確保這筆投資產生最高的報酬,CEO 需要以身作則,用心建立好的會議文化。

目的明確

會議的目的可能是溝通資訊、檢討日常營運、推動專案,或是做出重大決策。單一會議不可能同時有太多目的,因為不同的目的需要不同的參與者。一旦舉行一個會議,務必讓所有參與者非常明白它的目的。會議一開始把今天的目的用大字寫在白板上,是不錯的做法。

準時開始

明明 2 點的會議,如果沒有人堅持準時,就一定會有人姍姍來遲,拖到 2 點 10 分才開始。今天小事可以拖拖拉拉,明天大事也可以拖拖拉拉。所以身為 CEO,你必須堅持讓會議準時開始,塑造公司嚴守承諾的文化。

預先傳閱資料

對議題的熟悉程度會影響每個人的閱讀效率,把書面資料念出來更是比直接閱讀緩慢許多。因此所有人在會議上一起讀資料,或是聽某個人唸投影片,都是非常浪費時間的行為。根據書面資料的複雜程度,CEO 應該要求它在會議多久前被準備好,並且寄給所有參與的人傳閱。因此會議開始時,大家可以直接針對問題討論,而不用浪費時間等最慢的那個人讀完資料。

展現你的熱情

如果 CEO 每到開會就要死不活,所有人也會被感染。展現你對解決問題的熱情,讓所有參與者也想盡一份心力。

學會傾聽

第一線工作的同仁,常常會有讓你驚訝的觀察與洞見。會議中除了要確保他們了解公司的策略與目的,你也應該在用心聆聽他們帶回來的反饋,用作修正的參考。

講求理性、邏輯

當同事發言過於感性,或是邏輯混亂時,CEO 應該適時的介入,協助他們把邏輯釐清,並且減少情緒化的言論。

審慎賞罰

身為 CEO,你必須有深刻的認知,所有你在會議中所稱讚與責備的事情,都會像甩鞭子一樣在組織中被放大好幾倍。所以不僅要賞罰分明,也要非常謹慎的給予。

15 / 50 概念

如果團隊在探索、計劃模式,則應該花 50% 左右的時間開會。如果是在建造、執行模式,則會議時間不應該超過 15%。

試試站著開會

舒服的坐著容易使人懶散、消極,站著則會讓人覺得積極、蓄勢待發。

輕鬆時刻

當然,會議除了是溝通、決策,也是建立團隊默契的過程。所以雖然多數時候要上緊發條,但偶爾也可以有輕鬆的一面。一起享用茶點,聊聊國家大事、業界新聞,都可以視為是幫助團隊建立共識,創造更高執行效率的活動。

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(Inspired by Jason Nazar; Photo via cabbit, CC License)

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