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創業 CEO / 輕忽內部教育,錯失高複利時間投資

March 3rd, 2015

Coach Session

在「創業 CEO」系列,我們討論創業者如何教會自己,成為偉大的 CEO,因為歷史上最偉大的科技公司,往往都是由這樣的人在領導

由於從 0 到 1 無中生有的過程,講求的是面對市場、臨機應變、以快打快,因此剛剛達到 Product-Market Fit,要開始從 1 到 100 規模化公司的創業 CEO,經常忽略了幫組織練內功,也就是同仁教育的重要。

事實上,內部訓練是一個超高槓桿的領導者時間投資。關於這點,Andy Grove (ex-CEO, Intel) 某次這麼描述:

簡單來說,內部訓練是管理者可以從事的最高槓桿活動之一。讓我們試算一下,假設你為部門成員設計了一系列 4 堂的課程,每小時課程的準備時間是 3 小時,也就是 12 小時的工作,再假設你的課有 10 個學生。

明年,他們總共會為你的組織工作約 2 萬小時,如果你的訓練工作造成了他們生產力 1% 的增加,那麼你的公司將會得到相當於 200 小時的工作產出,而你僅僅是花了 12 小時。

由這個簡單的範例,我們可以理解到內部教育,是一個有十倍以上回報潛力的領導者時間投資。但事實上,內部教育的效益遠遠超過提昇同仁的生產力,根據我的經驗,它還有以下的好處:

教學相長

要把一件事情融會貫通,最好的方式就是拿來教別人。所以當你花了 12 個小時準備課程,4 個小時實施教育訓練,這些時間不僅會幫助同仁,更會逼迫你自己咀嚼,消化這個重要的題目。

中心思想的傳遞

如果說同仁與領導者的關係,停留在每週一次的 Review,那麼他們幾乎永遠只知道自己做錯了什麼,卻無法真正掌握領導者的中心思想。好的同仁教育,有機會改善這個毛病。

成熟的夥伴關係

成熟的關係是多元的,每個人適時扮演應有的角色。在 AppWorks,我們每週輪流由一位同仁負責教育大家,讓大家更習慣角色的轉換,以及得到換位思考的體驗。

建立切題討論的文化

在台灣的教育體系中,發表意見是相當不被鼓勵的行為。十多年如此系統性荼毒,年輕人們對於討論,尤其是有邏輯的說明自己的想法,其實是非常缺乏練習的。因此在內部教育的過程中,我特別強調討論,鼓勵大家發表自己的想法,在練習的過程中,讓大家漸漸學會這個重要的技能。

長線思維

最後,內部教育不但是高槓桿的領導者時間投資,也是必須要長期耕耘才能有收穫的活動。堅持執行它,會協助你養成減法、長線思維,也更能體會愛因斯坦口中,宇宙最強大的「複利」力量。

因此,各位創業 CEO,請別再輕忽內部教育了,從 2015 開始,每月定期、定額投資它吧!

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我的新書《創業》,寫給所有 Reader Leaders

創業 (Entrepreneurship) by 林之晨

 

(Photo via wwworks, CC License)

創業 CEO:辦公軟體雲端化的好處

February 17th, 2014

Google Apps for Business

歡迎來到每週一刊出的「創業 CEO」系列,在這裡,我們討論創業者如何教會自己成為偉大的 CEO,因為歷史上最偉大的科技公司,往往是由這樣的人在領導

自從寬頻連線與現代化瀏覽器自 2005 年左右開始普及,企業用的生產力軟體就開始一波波的「雲化」浪潮。

首當其衝的是 Email。時至今日,基於網頁的 Gmail、Yahoo! Mail 與 Outlook.com (Hotmail) 等三大 Webmail 總和,在全球早已突破 10 億的用戶。根據調研機構 The Radicati Group 近期出版的報告指出,企業的郵件伺服器也已有超過 27% 是基於雲端提供者。

而緊接著在郵件後面,行事曆、文件、試算表、投影片,甚至是員工間的聊天軟體等生產力工具,也陸續開始往雲裡面遷徙。根據 Gartner 的調查,在 2013 年,全球 6.3 億辦公室軟體企業用戶裡面,已經有高達 5,000 萬是以 Google Apps for Business 與微軟的 Office 365 等雲端軟體,也就是所謂的 SaaS (Software-as-a-Service) 的方式,透過瀏覽器在進行主要的日常文件處理工作。Gartner 同時預期到了 2022 年,全球企業辦公室軟體用戶將成長至 12 億的,而其中 6.95 億將是 SaaS 的用戶。換句話說,從現在開始的 8 年裡面,新增的辦公室工作者,大概都會是雲端優先。

在我自己的工作生涯中,前面 10 年是以單機版的 Office 軟體為主。在上一個公司 Sosauce,也就是 2006 年開始的那次創業,我們初期仍是採用傳統辦公室套件。到了 2008 年左右,看到 Google Docs 日趨成熟,我們終於決定把文件工作轉換其上。感受到了雲端的好處,2009 年我創辦 AppWorks 時,雲端為主就成了非常容易的決定。

根據這 6 年下來的使用經驗,對於現代的工作者與管理者,我認為線上辦公室的工作方式,有以下幾個關鍵的好處:

再也不用煩惱安裝、更新、備份

由於 SaaS 軟體是安裝在伺服器上,使用者再透過瀏覽器去開啟,因此對於用戶端的電腦而言,得到的好處就是不用再煩惱軟體的安裝與更新。此外,由於資料也是儲存在雲端,因此連檔案的備份也不用傷腦筋。這對於經常換新電腦、升級智慧手機、開始採用平板裝置,與經常在外移動的現代工作者,是非常重要優點。

告別 Email 夾檔、編檔案版號

過去當幾個同事需要共同編輯一份文件,就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名等等識別參數,避免混淆,接著再依賴 Email 與網路硬碟交換檔案。這樣的工作模式不僅把壓力都放在最後整合者身上,而且過程中只要一個人不小心,就有可能打壞大家辛苦完成的進度。這個狀況來到內建強大即時協作功能現代的 SaaS 辦公室環境,幾乎完全被解決。在這些網路平台上,一個專案裡的人員可以全部同時編輯某個文件,各自進行自己負責的區塊。如此一來,不僅不會再有檔案版本的問題,大家也可以同時展開工作,再也不需要等待其他人的進度。

強大的搜尋功能

過去由於文件主要儲存在本機,當我們需要找某個舊檔案,往往必須依賴自己電腦的運算效能以及作業系統內建的搜尋引擎,那往往不是太好的體驗。因此勤勞的人會建立完整的目錄系統,把檔案一一的分類收藏,需要時再瀏覽取用。但我想多數人跟我一樣,等到用要檔案時,往往發現早已忘記自己的分類邏輯,結果還花費更多時間在目錄裡左翻又找。這個問題到了雲端辦公環境得到了非常好的解決,尤其像是 Google Drive 內建的是 Google 強大的搜尋引擎,無論是檔案名稱、內文,只要知道關鍵字,都可以準確的找到,於是我們也省去許多整理與回溯的煩惱。

行動裝置的支援

最後,現代的 SaaS 辦公室解決方案,通常都有非常好的智慧手機與平板裝置支援。只要下載他們推出的 Apps,就能夠同步、開啟、閱讀甚至編輯你的文件。這些原生的行動 Apps 往往針對觸碰情境開發,能體貼各種螢幕大小的需求,有效的運用智慧手機有限的儲存空間,還可以讓你把檔案下載到沒有網路連線的地方離線使用。與傳統 Office 軟體需要依賴第三方應用才能在 iPhone 與 Android 上開啟的狀況,又是另一個大進步。

當然,截至目前為止,Google Apps for Business、Micrsoft Office 365 等雲端辦公室套件,在功能上與傳統的本機式 Office 軟體還有些微的差距。但根據我自己的經驗,在 99% 的使用情境中,這些差距並不造成任何困擾。至於那 1% 的時間,我會使用單機版 Office 軟體來編輯檔案,再上傳至 Google Drive 轉換成 Google Apps for Business 檔案格式,還是可以解決。而隨著 SaaS 的持續演進,這些差距在不斷縮小,我需要這樣轉換的機會也越來越少。

更重要的是,上述幾個採用雲端的重大好處,遠遠覆蓋了些微功能差距所帶來的小小麻煩。因此,我認為 Gartner 的預測不是大話,雲端會是接下來的主流辦公情境,也是所有現代知識工作者必須精通的生產方式。

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2014 冬季 AppWorks Startups 聯合大徵才,27 家新創企業 64 個機會等你加入

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(本文編輯後刊登於《30 雜誌》)

Google 如何用「Product Snippets」大幅提高員工生產力?

February 1st, 2012

Product Snippets: 一個 Google 固定每週一自動寄給員工的 email,信中要求員工回信,並簡短寫下上週的工作進度和本週的工作計畫。所有的這些 Product Snippets 回信會自動被整理進一個可搜尋的資料庫,因此讓每位 Googler 都可以看到所有人在做什麼。Product Snippets 的資料也會被整理進 Google 的 Project Database (PDB),讓所有的人都更容易的看到這些動態,無論他們所在的的部門、使用的語言和所處的地點。

今天早上讀到了 iDoneThis 上這個關於 Google Product Snippets 系統的介紹,驚為天人,怎麼會有這麼簡單又這麼有效(simple yet elegant) 的系統。不過又怕這篇文章只是作者在唬爛,所以順手又做了一些功課,結果越讀越發現這個 Product Snippets 真的是一個超棒的工具,非常值得跟大家分享。

首先,它非常簡單,如果你不要用自動化的 emails,改用 Google Docs 的線上表格去 hack,幾乎不需要寫一行程式就可以開始使用。再來,它也不需要花員工太多的時間,每個星期用 15-30 分鐘去想清楚上星期做了什麼、這星期要做什麼,是非常合理的。更重要的是,因為這個結果是每個人都可以看到,所以這下你能不打迷糊仗了,有做就是有做,沒做就是沒做,沒有什麼好賴皮的。最後,最最重要的是,這個資料庫是永久保存的,並且永遠都可以搜尋的,所以你承諾要做到的事情,最好就要做到,否則全公司都在看。如果你想作弊,每個星期都計畫一些不痛不癢的進度,一樣的道理,也是全公司都在看,你敢這麼混嗎?

也就是說,這個系統跟所謂傳統「目標管理」,那種架構在獎金、懲罰上來激發生產力的的邏輯,是背道而馳的。Product Snippets 的核心,它用來鼓勵生產力的方式,是每個人都有的榮譽心和羞恥心。獎金和懲罰,背後代表的是有限的上檔和下檔──如果我達到這個目標,頂多就是 1 萬塊獎金,沒達到,頂多也就是被罰 2 千塊。但是榮譽和羞恥,它們是跟著你一輩子的。當你想到在全公司同事的面前有面子、不要丟臉,那背後所產生的驅動力,我相信是需要很多很多金錢,才能夠比得過的。

所以,這就是為什麼我覺得讚嘆的原因,這麼簡單的系統,居然能夠 hack 到了人性這麼大的優 (缺) 點,實在太厲害了。這也難怪除了 Google 以外,很多矽谷的公司都採用了這個管理方式。

你的 Startup 呢?來試試看吧!

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