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創造 Top 與 Bottom 交織的力量

September 18th, 2014

Looking down

Idea是 Top-down

執行是 Bottom-Up

方向是 Top-Down

速度是 Bottom-Up

可能是 Top-Down

限制是 Bottom-Up

市場是 Top-Down

技術是 Bottom-Up

設計是 Top-Down

數據是 Bottom-Up

營收是 Top-Down

成本是 Bottom-Up

策略是 Top-Down

戰術是 Bottom-Up

老闆說的是 Top-Down

員工實際感受是 Bottom-Up

理論上,Top-Down 要與 Bottom-Up 完美整合,產生生生不息的正向循環,創造雷電交織的巨大效應。

但仔細觀察大公司,他們的 Top 與 Bottom 經常是不一致的,因為思想的差異、因為溝通的耗損。甚至很多時候是衝突的,因為上下左右間,各自有地盤需要維護。

但身為資源匱乏的創業者,你不能陷入那個窠臼。相反的,不斷追求 Top 與 Bottom 的整齊劃一,才有機會給你崛起需要的極大動力。

所以,別再偏執其一了,親愛的。

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來 Facebook 上找我聊天吧

(Photo via Harsh Patel, CC License)

幫助我奪回 Email 收件匣主控權的四個策略

April 9th, 2014

Gmail Shelfie

創辦 AppWorks 四年來,我們輔導了超過 350 位創業者。為了幫助他們尋求好的合作機會,我們也不斷向外去結識投資人、企業、媒體、政府與公協會等組織。能夠交到這麼多好朋友固然不錯,不過另一方面,站在這麼多需要互相聯絡的人中間,其實有個巨大缺點,那就是每天從早到晚,Emails 都像雪片般不斷向我的收件匣飛來。

平均來說,我一天要收到 110 封郵件,其中週間常常會超過 150 封,而週末則可以降低到 40 封。相對的,週間時我平均一天可以回覆 15 封信件,週末時則可以達到 30 封。以這樣的效率,絕大多數重要 Emails 我都可以在時效內處理完畢。

但事實上僅僅是一年前,我每天最痛苦的就是被 Emails 壓得喘不過氣。為了改善這個狀況,我花了很多時間研究、請益,最後陸續採用了不少對策,才逐漸克服 Email 這個時代巨獸,以下是裡面我認為最關鍵的四個核心策略:

Universal Inbox

現代人往往會有公司、學校、私人等多個常用 Email 帳號,如果要分別去檢查這些郵件,不但會浪費時間在開啟視窗與登入中,也很難綜合的去選取最該優先回覆的信件。這時如果把所有郵件都先收到一個「統一收件匣」中,上述問題就可以被克服,並且也將開啟接下來的 Email 對策被應用的可能。

傳統上 Universal Inbox 是透過一台電腦上的郵件客戶端程式來完成,但缺點是如果另一台電腦、手機也要同時收信,就容易發生大家無法完全同步的窘境。來到雲端時代,新的方法就是透過像 Gmail 這類網頁郵件服務來扮演用戶端角色,幫你在遠端完成其他帳號的郵件同步工作,這時使用者無論是用瀏覽器、手機或是平板的 Gmail App 登入,都可以看到完全同步的統一收件匣。

設定的方法很簡單,以 Gmail 為例,在設定裡面找到帳戶頁籤,就可以開始新增「從其他帳戶檢查郵件」以及「以這個地址寄送郵件」的設定。如果要檢查的是另一個 Gmail 帳號,則需要用它登入,然後選擇「轉寄」功能,就可以把新郵件自動轉寄到你主要使用的 Gmail 帳號。

Priority Inbox

Priority Inbox (優先收件匣) 是 Gmail 於四年前推出的服務,它把收件匣一分為二,在一般收件匣之上再增加一個優先收件匣,並在每封郵件進來之時,透過人工智慧自動幫你分辨是否該分入優先收件匣,供你提早處理。

根據我自己的經驗,優先收件匣在採用初期約有 95% 的準確率,也就是每天都會有好幾封優先信件沒有被辨識出來的狀況。但隨著這幾年來的嚴加訓練,它的準確率已提昇到 99.9% 以上,換句話說每兩週才會有一次漏網狀況。因此,剛轉換至優先收件匣時如果發現它的判斷不如預期,請不要放棄,花一段時間手動幫它標示與移除重要郵件,一段時間之後,你會發現它的準確度越來越高。另一方面,絕對優先的信件,你可以手動為它們建立篩選器規則,確保一定會提早看到。

在日曆上框出 Email 專屬時間

Email 往往不是全部都能立刻回覆,有些需要先做些研究,有些需要準備文件,有些則要製作投影片。因此每天如果只有會議中間的短短空檔可以 Email,許多重要的工作型郵件將永遠沒辦法被好好處理。我的解決方案是先把每天的下午 4 到 6 點會議較少的時間標記為 Email 工作時間,安排會議時必須要避開這些時段,如果真的需要侵犯,也必須把這個兩小時區塊移動至同一個禮拜的其他時間。如此,可以確保一個星期有 10 小時時間可以專注的把工作型郵件都處理好。

Starred Inbox

Gmail Starred Inbox

當工作型郵件與可以立即回覆的郵件同時在優先收件匣裡排列,不但會混淆視聽,有時候還會害你漏回即時信件。為了解決這個問題,我幫工作型郵件建立了一個專屬的暫存區,好把它們從優先收件匣中移開,留到工作時間再專心處理。Gmail 提供的「Starred Inbox (已加星號收件匣)」剛好符合這個需要,只要在收件匣中增加這個區塊,所有標記星號的郵件就會從「優先收件匣」中被移至「已加星號收件匣」中,這時我可以在「優先收件匣」中繼續回覆信件,而打上星號的工作型郵件則可以安心的躺在 Starred Inbox 中,等待每天的 Email 專屬時間時再慢慢處理。這個解決方案與手機結合更是絕配,平常在外移動時,我可以隨時利用時間透過 Gmail App 幫需要處理的 Emails 標上星號,回到桌面時就可以立刻開始工作。

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(本文編輯後刊登於《30 雜誌》; Image via Official Gmail Blog)

見鬼說鬼話

October 18th, 2012

Seth Godin 幾天前的一篇「The curious imperative」(好奇的重要),寫出了我的心聲:

當資訊如此普及,你的責任也跟著變了 –「不知道」現在是「不 Okay」的事情。

如果你不知道一個字的意思,那就上網去查。

如果你要與某個人開會,那就先了解一下他們最近在幹嘛再去。

如果某個故事聽起來有點誇張,那就先 Google 一下再轉貼出去。

如果你不知道該問醫生什麼問題,那就先找出這些問題再去看他。

如果這件事情很重要,那就先做好你的功課

我承認我常常感到非常訝異,當我碰到非常勤奮、聰明的人,但對於自己產業、自己使用的工具實際是如何運作卻超級的狀況外。

漠不關心從來不是一種值得驕傲的態度,況且我們已經在一個新的時代。請你 Google 了再上!

我真的常常碰到「活在自己的世界」的創業者,幻想著靠一套演算法就可以顛覆這個世界,可是當你問他客戶是誰、有沒有查證過他們需要這樣的產品、痛點在哪裡、會不會付錢給你時,答案往往是否定的。

當然,這個問題很容易修正,你只要願意多花點時間去研究,在這資訊發達的世界,每個人很容易就可以成為某個產業的專家。但更難的是後面,你如何說服產業的人跟你合作,如何說服這個產業裡的客戶採用你的產品。

關於 Hack 一個產業,我最愛講的就是 EZTABLE 的故事。如果你問每一個想要做「餐廳訂位」的創業者,他們一定會告訴你創業的第一事,就是趕快開始寫程式,把一個訂位系統做出來。但 EZTABLE 不是,一開始創業,對餐飲完全是外行的四個人,為了多了解這個產業,居然花了好幾個月的時間不是寫程式,而是每天從早到晚泡在餐廳裡面。

他們仔細觀察餐廳如何 Run 生意 — 如何接訂位電話、如何跟客人打招呼、如何帶位、如何靈活安排餐桌、點菜、服務、結帳等等實際運作的情況。然後他們跟餐廳的經理攀談,深入了解這些運作方式背後的想法 — 沒錯,從事件、規律、結構,一路進到心智模型、價值觀。到最後,他們把自己變成了餐飲行業的人,不但完全了解餐廳運作的方式,而且因為有比較,他們甚至比每一家個別餐廳經理都還了解如何把每個細節做到更好。最重要的是,他們開始講起了餐廳的語言,這讓餐廳經理完全不覺得他們是一群來賣電腦系統的人,他們開始讓餐飲行業的人覺得 EZTABLE 是他們的同類。

這是非常非常 Powerful 的事情,就好像收音機跟電台對上了頻道一樣,因為他們不但知道如何做出一個餐廳會用的系統,還知道如何有效率的說服餐廳經理為什麼他們該用這個系統,因為他們用的是餐廳的語言。有一次,EZTABLE 創辦人 Alex 跟我說有某個五星級飯店一直攻不下來,剛好我認識這家飯店的決策者,於是安排了一個午飯讓雙方認識一下。想不到的是,在餐桌上,雙方才剛坐下來,不到 15 分鐘的時間,菜都還沒上來,Alex 已經把合作案敲定了。

不,Alex 使用的不是任何神奇的「銷售術」,Alex 只是把對方的痛點,用餐廳的語言說出來,然後告訴對方 EZTABLE 可以如何幫忙,一樣用餐廳的語言。也就是說,EZTABLE 能夠在短短三年攻下近 500 家全台灣最高級、需要訂位才吃得到的餐廳,背後的祕密,根本不是神奇的演算法,而是他們懂餐廳,並且還會說對方的語言。

就像一個好產品需要好的使用者介面一樣,一個好的商業模式也需要好的「合作夥伴介面」。好的使用者介面用的是使用者容易了解的語言,所以好的合作夥伴介面,也就是好的業務人員,用的當然也是合作夥伴容易了解的語言,對方產業的語言。

然後還記得嗎?你面對的是兩個市場,所以在抱怨投資人不了解你之前,或許,你也該試著了解對方的產業,對方的語言。事實上,如果你跟最成功的創業家聊天,你會發現,他們最厲害的能力,其實就是「見人說人話、見鬼說鬼話」,如此而已。

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在 appWorks,團隊們組成了餐飲、旅遊、遊戲、教育等等產業小組,一起深入產業的核心,學習對方的語言。第六屆 appWorks 育成計畫正在接受申請,歡迎你來跟大家一起學習。

(Photo via jdhancock, CC License)

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